Wir achten bei der Konvertierung darauf, das Dokument einerseits für die Verwendung von CAT-Software zu optimieren und andererseits logisch zu strukturieren, um den Arbeitsaufwand bei der Nachformatierung der übersetzten Dateien möglichst gering zu halten.

CAT-Optimierung

• Die gesamte Formatierung wird manuell vorgenommen (siehe Bemerkung zu automatischer Konvertierung unten).
• Wir stellen den korrekten Textfluss sicher und vermeiden unnötige Zeilenumbrüche, die zu falscher Segmentierung durch CAT-Tools führen würden. Dies ist besonders deswegen wichtig, weil einige Anwendungen wie z. B. Trados Studio 2009-2011 nicht die Möglichkeit bieten, durch Zeilenumbrüche getrennte Segmente zu verbinden.
• Minimalistischer Ansatz – unnötig komplizierte Formatierung wie z. B. verschachtelte Strukturen (Tabellen in Tabellen, Tabellen in Textfeldern usw.) kann im schlimmsten Fall CAT-Fehler verursachen.
• Einheitliche Formatierung durch Formatvorlagen (styles) – uneinheitliche Formatierung kann dazu führen, dass CAT-Anwendungen Wiederholungen nicht als solche erkennen und sich eine höhere no match-Wortzahl ergibt. Dieser Effekt wird oft nicht ausreichend gewürdigt und kann sich in erheblichen Kostensteigerungen auswirken: Die folgende Beispiel-Word-Datei etwa enthält 5 identische Sätze, die nur minimale, kaum erkennbare Formatierungsunterschiede aufweisen. Dennoch liefert eine Analyse mit einem leeren Übersetzungs­archiv ausschließlich „no matches“ (Trados 7).

Maßnahmen zur Reduzierung des Nachformatierungsaufwands

• Um den Arbeitsaufwand bei der Nachformatierung möglichst gering zu halten, verleihen wir dem Dokument eine logische Struktur. Beispielsweise werden Tabellen nur dann eingesetzt, wenn der Text logisch in Zellen unterteilt ist, während Spalten Anwendung finden, wenn der Text am Ende der einen Spalte am Anfang der nächsten fortgesetzt wird; und Bilder, die innerhalb eines Satzes verwendet werden („klicken Sie auf die Schaltfläche [BILD], um die Datei zu öffnen“) werden mit dem Text in die Zeile eingefügt anstatt als fixierte Objekte. Diese und andere Maßnahmen lassen es wahrscheinlich werden, dass der Text der Zielsprache automatisch an der richtigen Position erscheint. Unlogische Formatierung kann dagegen zu bösen Überraschungen nach der Erzeugung der Zieldateien führen. Eine klassische „Sünde“ ist die Verwendung von Tabulatoren, wenn eine Tabelle gefragt gewesen wäre. Aufgrund der unter­schied­lichen Länge des übersetzten Texts fallen solche Konstruk­tionen fast immer auseinander, und eine Korrektur ist nur durch entnervende, zeitraubende Kleinarbeit möglich.
• Wir strukturieren Dokumente mit MS Word-Formatvorlagen. Dies ermöglicht die Erstellung eines automatischen Inhalts­verzeich­nisses und erleichtert Modifikationen.
• Um Bildannotierungen bearbeitbar zu machen, setzen wir normalerweise gruppierte Textfelder ein, so dass das Bild weiterhin zusammen mit allen Annotierungen verschoben werden kann. Da der Text der Zielsprache unter Umständen länger ist als der Ausgangstext, verwenden wir Textfelder, die größer sind, als die Vorlage es verlangt, sofern dies nicht in Konflikt zu den graphischen Elementen des Bilds steht. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Gruppierung der Textfelder nach der Übersetzung aufge­hoben und die Größe angepasst werden muss.

Automatische Konvertierung

Logitope setzt automatische Konvertierungssoftware nur als Vorstufe ein, um gescannten Text auszulesen (OCR). Im Anschluss daran wird die gesamte Formatierung gelöscht und manuell wiederhergestellt. Automatische Konvertierungs­programme erreichen manchmal eine visuell sehr genaue Reproduktion des Originals, aber nur durch Verwendung einer sehr großen Anzahl von Formatierungsattributen und einer extrem komplizierten und meist unlogischen Struktur, die Anpassungen frustrierend und zeitaufwendig werden lässt. In vielen Fällen wird außerdem der ursprüngliche Textfluss zerstört, beispielsweise weil sich Wörter, die syntaktisch zusammengehören, in verschiedenen Textfeldern befinden. Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit Tag-basierten CAT-Anwendungen (z. B. Trados Tageditor, Trados Studio, MemoQ, Idiom, Star Transit u. A.) ist, dass die übermäßige Verwendung von Formatierungsattributen zu einer sehr hohen Anzahl angezeigter Tags führen kann, die die Übersetzung nahezu unmöglich machen (siehe Abbildung unten).

Durch automatische Konvertierung verursachte Unter-
brechungen des Textflusses und Tags in Trados Studio 2009

Automatische Konvertierungssoftware ist ein wertvolles Hilfsmittel für bestimmte Zwecke, insbesondere die optische Zeichenerkennung (OCR). Logitope verwendet ABBYY Finereader und Nuance Omnipage.

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